Einkaufsplanung mit KI: Beschaffung optimieren | Optiwiser

Steigende Beschaffungskosten, schwankende Nachfrage, lange Lieferzeiten und hohe Mindestbestellmengen machen die Einkaufsplanung für Unternehmen zunehmend komplex. Besonders in der Lebensmittel-, Getränke- und FMCG-Branche kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Viele Rohstoffe und Produkte sind nur begrenzt haltbar. Unternehmen müssen deshalb eine zentrale Frage möglichst genau beantworten:

Was muss wann und in welcher Menge bestellt werden, damit ausreichend Ware verfügbar ist, ohne unnötig hohe Bestände aufzubauen?

Genau hier setzt die Einkaufsplanung an. Moderne KI-gestützte Einkaufsplanung geht dabei einen Schritt weiter als klassische Excel-Tabellen oder statische Bestellregeln. Sie verbindet Nachfrageprognosen, aktuelle Bestände und operative Rahmenbedingungen, um konkrete Bestellmengen und Bestellzeitpunkte abzuleiten.

Was ist Einkaufsplanung?

Die Einkaufsplanung bestimmt, welche Waren, Rohstoffe oder Materialien zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge beschafft werden müssen. Dabei geht es nicht nur darum, einen zukünftigen Bedarf zu erkennen. Eine gute Einkaufsplanung muss zahlreiche Faktoren gleichzeitig berücksichtigen:

• erwartete Nachfrage
• aktuelle Lagerbestände
• bereits bestellte Mengen
• Lieferzeiten
• Mindestbestellmengen (MOQ)
• Lieferantenbedingungen
• Transport- und Beschaffungskosten
• Lagerkapazitäten
• Haltbarkeit bzw. Mindesthaltbarkeitsdatum

Das Ziel ist eine Balance: Unternehmen benötigen ausreichend Ware, um ihre Lieferfähigkeit sicherzustellen. Gleichzeitig sollen Überbestände, Kapitalbindung und unnötige Lagerkosten vermieden werden. Gerade im FMCG-Bereich ist diese Balance entscheidend. Wird zu wenig bestellt, entstehen Fehlbestände und möglicherweise Stock-outs. Wird zu viel bestellt, steigt das Risiko von Überbeständen und bei verderblichen Waren zusätzlich von Abschriften und Food Waste.

Warum ist eine präzise Einkaufsplanung so wichtig?

Einkaufsentscheidungen wirken sich direkt auf einen großen Teil der Supply Chain aus. Ist ein benötigter Rohstoff nicht verfügbar, kann beispielsweise eine geplante Produktion nicht durchgeführt werden. Fehlen Fertigwaren beim Händler, können Kundenaufträge nicht vollständig bedient werden. Auf der anderen Seite ist auch ein zu hoher Bestand problematisch. Ware belegt Lagerfläche, bindet Kapital und verursacht laufende Kosten. Bei Produkten mit begrenzter Haltbarkeit können zusätzliche Verluste entstehen. Eine moderne Einkaufsplanung verfolgt deshalb mehrere Ziele gleichzeitig:

• Hohe Lieferfähigkeit: Benötigte Materialien und Waren sollen rechtzeitig verfügbar sein.
• Geringere Bestände: Es soll nicht mehr Kapital als notwendig im Lager gebunden werden.
• Weniger Stock-outs: Kritische Versorgungslücken sollen frühzeitig erkannt und verhindert werden.
• Niedrigere Beschaffungskosten: Bestellmengen und -zeitpunkte sollen wirtschaftlich geplant werden.
• Weniger Waste: Haltbarkeiten müssen insbesondere in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie in die Planung einbezogen werden.

Diese Ziele können sich allerdings gegenseitig widersprechen. Genau das macht Einkaufsplanung komplex.

Wie viel Potenzial steckt in Ihrer Einkaufsplanung?

Zu hohe Bestände, häufige Fehlmengen oder aufwendige manuelle Einkaufsprozesse können Hinweise darauf sein, dass Potenzial in der bestehenden Planung steckt.

Mit der kostenlosen Potenzialanalyse von Optiwiser können Unternehmen ihre aktuelle Situation in den Bereichen Forecasting, Bestände, Produktions- und Einkaufsplanung betrachten und mögliche Optimierungshebel identifizieren. Optiwiser beschreibt die Analyse als kostenloses und unverbindliches 30-minütiges Gespräch.

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Von der Absatzplanung zur Einkaufsplanung

Eine gute Einkaufsplanung beginnt nicht beim Lieferanten, sondern bei der zukünftigen Nachfrage. Denn bevor ein Unternehmen entscheiden kann, wie viel es bestellen sollte, muss möglichst genau bekannt sein, wie viel voraussichtlich benötigt wird. Die Grundlage bildet deshalb die Absatz- bzw. Nachfrageplanung. Ein Forecast prognostiziert beispielsweise, wie viele Einheiten eines Produktes in den kommenden Wochen verkauft werden. Daraus kann anschließend ermittelt werden, welche Bestände, Produktionsmengen, Rohstoffe und Verpackungsmaterialien benötigt werden.

Vereinfacht entsteht eine Planungskette:

Nachfrageprognose → Bestandsplanung → Produktionsbedarf → Materialbedarf → Einkaufsplanung

Je stärker diese Bereiche miteinander verbunden sind, desto besser können Einkaufsentscheidungen an den tatsächlichen zukünftigen Bedarf angepasst werden. Optiwiser verbindet aus diesem Grund Absatzplanung, Bestandsoptimierung sowie Produktions- und Einkaufsplanung innerhalb einer Plattform.

Wo klassische Einkaufsplanung an ihre Grenzen kommt

In vielen Unternehmen basiert die Einkaufsplanung noch stark auf Excel, Erfahrungswerten und statischen Regeln. Beispielsweise kann definiert werden:

Wenn der Lagerbestand unter einen bestimmten Wert fällt, werden 10.000 Einheiten nachbestellt.

Für stabile Nachfrage kann eine solche Regel funktionieren. In der Realität verändern sich Absatz und Bedarf jedoch laufend. Aktionen können kurzfristige Peaks verursachen. Saisonale Produkte weisen völlig andere Nachfrageverläufe auf als Standardartikel. Wetter, Feiertage oder Events können die Nachfrage zusätzlich verändern. Gleichzeitig unterscheiden sich die Bedingungen je Lieferant und Artikel. Ein Lieferant benötigt vielleicht zwei Wochen Vorlauf, ein anderer sechs. Bei einem Produkt müssen mindestens 500 Einheiten bestellt werden, bei einem anderen eine komplette LKW-Ladung. Je mehr Produkte, Standorte und Lieferanten ein Unternehmen steuert, desto schwieriger wird es, diese Zusammenhänge manuell abzubilden.

Wie KI die Einkaufsplanung verbessert

KI-gestützte Einkaufsplanung setzt genau an dieser Komplexität an. Statt Einkaufsentscheidungen ausschließlich aus historischen Durchschnittswerten oder statischen Mindestbeständen abzuleiten, können unterschiedliche Datenquellen miteinander verbunden werden.

1. Zukünftigen Bedarf präziser prognostizieren

Eine zentrale Grundlage sind präzise Nachfrageprognosen. KI-Modelle können historische Verkaufsdaten analysieren und Muster wie Trends oder Saisonalitäten erkennen. Zusätzlich können externe Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Bei Optiwiser fließen beispielsweise Wetter, Aktionen, Feiertage, Ferienzeiten und Markttrends in die Prognosen ein. Dadurch basiert die Einkaufsplanung nicht nur auf der Vergangenheit, sondern auf dem erwarteten zukünftigen Bedarf.

2. Bestellmengen automatisch berechnen

Aus dem Forecast allein ergibt sich noch keine optimale Bestellung. Das System muss zusätzlich wissen:

Wie viel Bestand ist vorhanden? Was wurde bereits bestellt? Wie lange dauert die Lieferung? Welche Mindestbestellmenge gilt?

Eine Einkaufsplanungssoftware kann diese Faktoren zusammenführen und daraus konkrete Bestellvorschläge erstellen. Aus einer abstrakten Prognose wird damit eine operative Handlungsempfehlung:

Artikel A – 5.000 Einheiten – Bestellung in Kalenderwoche 42.

Genau diese Übersetzung von Forecasts in konkrete Beschaffungsmengen ist ein Kernbestandteil der Einkaufsplanung von Optiwiser.

3. Lieferzeiten berücksichtigen

Nicht entscheidend ist nur, wie viel bestellt wird, sondern auch wann. Wird ein Bedarf erst erkannt, wenn der Lagerbestand nahezu aufgebraucht ist, kann es bereits zu spät sein. Eine vorausschauende Einkaufsplanung berücksichtigt deshalb die Wiederbeschaffungszeit eines Artikels. Erwartet das System beispielsweise in sechs Wochen einen deutlichen Nachfrageanstieg und beträgt die Lieferzeit vier Wochen, kann der notwendige Einkauf entsprechend früher eingeplant werden.

4. Mindestbestellmengen und Transport berücksichtigen

Die theoretisch optimale Bestellmenge ist nicht automatisch die praktisch beste Bestellmenge. Lieferanten geben häufig Mindestbestellmengen vor. Gleichzeitig können Transportkosten, Container- oder LKW-Auslastung einen erheblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit einer Bestellung haben. Optiwiser berücksichtigt bei der Bestelloptimierung unter anderem MOQs, Wiederbeschaffungszeiten, Transportkosten, Haltbarkeit, LKW-Auslastung und Lagerhaltungskosten. Dadurch können Bestellvorschläge nicht nur nach Bedarf, sondern auch nach ihrer operativen Umsetzbarkeit optimiert werden.

5. Haltbarkeit in die Einkaufsplanung integrieren

Für FMCG-Unternehmen spielt die Haltbarkeit eine besondere Rolle. Eine große Bestellung kann aufgrund von Mengenrabatten zunächst wirtschaftlich erscheinen. Wenn ein Teil der Ware jedoch nicht rechtzeitig verkauft oder verarbeitet werden kann, entstehen Abschriften und Waste. Die Einkaufsplanung sollte deshalb nicht nur Kosten und Bedarf betrachten, sondern auch die verbleibende Haltbarkeit. Optiwiser integriert Produktfrische und Haltbarkeitsanforderungen als Restriktionen in die Einkaufsplanung.

Beispiel: Einkaufsplanung in der Getränkeindustrie

Ein Getränkehersteller erwartet aufgrund einer bevorstehenden Hitzeperiode eine deutlich höhere Nachfrage nach bestimmten Produkten. Eine klassische Einkaufsplanung erkennt den zusätzlichen Bedarf möglicherweise erst anhand steigender Bestellungen. Eine KI-gestützte Planung kann dagegen bereits im Forecast berücksichtigen, dass Wetter einen Einfluss auf die Nachfrage hat. Der höhere erwartete Absatz verändert anschließend den Produktions- und Materialbedarf. Das Unternehmen kann dadurch früher erkennen, dass beispielsweise zusätzliche Rohstoffe, Flaschen, Dosen, Etiketten oder Verpackungsmaterialien benötigt werden. Der Einkauf erhält somit nicht erst eine Reaktion auf einen bereits eingetretenen Engpass, sondern eine vorausschauende Entscheidungsgrundlage.

Welche Vorteile bietet eine KI-gestützte Einkaufsplanung?

Der größte Vorteil liegt deshalb nicht allein in der Automatisierung einzelner Bestellungen. Entscheidend ist die Verbindung zwischen zukünftiger Nachfrage und operativer Beschaffung.

Unternehmen können dadurch:

• Bestellmengen stärker am tatsächlichen Bedarf ausrichten
• Überbestände reduzieren
• Stock-outs vermeiden
• Kapitalbindung senken
• Lieferfähigkeit verbessern
• Beschaffungsprozesse automatisieren
• Haltbarkeit besser berücksichtigen
• schneller auf Nachfrageveränderungen reagieren

Besonders bei einer großen Anzahl an SKUs und unterschiedlichen Lieferbedingungen wird es zunehmend schwierig, diese Faktoren manuell miteinander zu kombinieren.

Für welche Unternehmen eignet sich eine Einkaufsplanung mit KI?

Besonders relevant ist KI-gestützte Einkaufsplanung für Unternehmen mit einer hohen Planungs- und Beschaffungskomplexität. Dazu gehören beispielsweise Unternehmen mit vielen Artikeln, schwankender oder saisonaler Nachfrage, langen bzw. unterschiedlichen Lieferzeiten, mehreren Lieferanten, Mindestbestellmengen oder begrenzter Produkthaltbarkeit. Im FMCG-Bereich betrifft das insbesondere Unternehmen aus der Lebensmittel-, Getränke- und Kosmetikindustrie sowie Handelsunternehmen. Optiwiser richtet seine Einkaufsplanung speziell auf FMCG-Unternehmen und Händler mit komplexen Lieferketten aus.

Einkaufsplanung mit Optiwiser

Optiwiser verbindet die Einkaufsplanung mit den vorgelagerten Planungsprozessen. Die KI-gestützte Absatzplanung prognostiziert zunächst den zukünftigen Bedarf. Die Bestandsoptimierung ermittelt, welche Bestände benötigt werden. Darauf aufbauend kann die Einkaufsplanung konkrete Beschaffungsmengen und -zeitpunkte bestimmen. Dabei werden operative Restriktionen wie Mindestbestellmengen, Lieferzeiten, Transportkosten und Haltbarkeit berücksichtigt. So entsteht eine durchgängige Planung von der erwarteten Nachfrage bis zur konkreten Bestellung, statt voneinander getrennter Excel- und Insellösungen.

Von reaktiver Beschaffung zu vorausschauender Einkaufsplanung

Einkaufsplanung bedeutet heute mehr, als Bestellungen auszulösen, sobald ein Mindestbestand unterschritten wird. Unternehmen müssen zukünftige Nachfrage, Lagerbestände, Lieferzeiten, Mindestbestellmengen, Kosten und Haltbarkeit gemeinsam betrachten. KI kann dabei helfen, diese Komplexität beherrschbar zu machen. Aus Nachfrageprognosen entstehen konkrete Bestellvorschläge, die sich an den tatsächlichen Anforderungen der Supply Chain orientieren.

So entwickelt sich der Einkauf von einer reaktiven Beschaffung hin zu einer vorausschauenden Planung, mit dem Ziel, gleichzeitig Bestände und Kosten zu reduzieren und die Lieferfähigkeit zu sichern.